Временная зависимость основных данных

Использование

Можно вести основные данные для МВЗ, видов затрат, видов работ и хозяйственных процессов с учетом временной зависимости. В любой момент для любого необходимого интервала времени могут быть внесены изменения. Сохранение данных также имеет временную зависимость. Результатом этого могут явиться многочисленные записи баз данных для записи основных данных, с различной информацией, хранящиеся в каждой записи баз данных.

Возможности

Время, когда поле может быть изменено, установлено SAP и не может быть изменено. Возможны следующие зависимости от времени:

В рамках Руководства по внедрению системы поля со ссылкой на день можно использовать для определения того, являются ли данные поля для МВЗ, видов затрат, видов работ или хозяйственных операций релевантными для истории, путем выбора необходимого кода в системной настройке основных данных. Поля со ссылкой на период и финансовый год всегда являются релевантными для истории.

В следующей таблице показаны поля, которые имеют и которые не имеют временную зависимость.

Поля основных записей, имеющие и не имеющие временную зависимость

Не зависимые от времени поля (I)

Поля со ссылкой на финанс. год (Y)

Поля со ссылкой на период (P)

Поля со ссылкой на дату (D)

Действительны для всего периода существования

Действительны в течение одного финансового года

Действительны в течение одного периода (такого, как месяц)

Действительны в течение одного или нескольких дней

Могут изменяться только для всего периода существования

Не могут изменяться в течение финансового года

Не могут изменяться в течение периода

Могут изменяться по мере необходимости

Пример: раздел иерархии

Пример: валюта МВЗ

Пример: место возникновения прибыли

Пример: индикатор блокирования

Действия

Если Вы изменяете поля, помеченные как релевантные для истории, и задаете новый рассматриваемый период, система R/3 создает новые записи баз данных для нового рассматриваемого периода и, в случае необходимости, последующие периоды. Это также соответственно приводит к сокращению срока действия существующих записей.

Вы создаете объект (МВЗ, вид затрат или вид работ) действующий с 01.01.1996 по 31.12.1999. После этого Вы изменяете объект на период с 01.01.1997 по 31.12.1997, например, указав другого ответственного за МВЗ. Во время настройки Вы помечаете поле Ответственный как релевантное для истории.

Система R/3 сохраняет три записи баз данных. Для просмотра этих полей при ведении основных данных выберите поле Ответственный и выберите опцию Развертка .

Ответственный: Миллер.

Ответственный: Смит.

Ответственный: Миллер.

Если Вы изменяете поля основных данных, помеченных как релевантные для истории, без указания нового рассматриваемого периода, существующая запись основных данных изменяется для всего выбранного рассматриваемого периода. Список этих изменений можно найти в документе изменений.

Вы выполняете действия, как в предыдущем примере, но изменяете поле Ответственный без определения нового рассматриваемого периода. Система SAP создает только одну запись данных для поля Ответственный.

Одна запись - для интервала с 01.01.1996 по 31.12.1999.

Ответственный: Смит.

Чтобы изменить исторически соответствующие поля в нескольких рассматриваемых периодах, выберите соответствующие периоды во время ведения основных данных.

Если изменить поля основных данных, помеченные как зависимые от одного дня, но не помеченные, как релевантные для истории, существующая запись данных также изменяется для всего выбранного периода. Вы не можете задать новый рассматриваемый период. Список этих изменений можно найти в документе изменений.

Вы устанавливаете индикатор для поля Ответственный как нерелевантный для истории.

При выполнении действий, указанных в предыдущем примере, система R/3 создаст только одну запись для поля Ответственный .

Ответственный: Смит.

В документе изменений содержится список изменений полей. Для просмотра отдельных изменений при ведении основных данных, выберите путь:

Среда ® Документы изменений ® К полю/К МВЗ.

Чтобы получить детальную информацию по каждому изменению, нажмите кнопку мыши на нем два раза.

Поля, которые не зависят от времени, могут быть изменены только на весь период существования основных данных. После изменения этих полей новые рассматриваемые периоды не могут быть введены.

Обратите внимание, что сохранение данных в режиме зависимости от времени может привести к накоплению больших объемов данных. Поэтому только важные поля следует определять как релевантные для истории.

Если содержание всех полей, помеченных как релевантные для истории, является идентичным в следующих друг за другом периодах, во время ведения основных данных система R/3 заменяет множественные записи данных для всех периодов одной записью.

Хранение временных данных сокращает время ведения основных данных в системе R/3. Вы можете создать основные данные сразу на несколько финансовых лет, в результате чего не потребуется создавать их каждый год заново. В любое время можно внести изменения, относящиеся к определенному периоду времени, не оказывая непосредственного влияния на текущие данные.

Вы создали место возникновения затрат со следующими характеристиками:

Такая запись имеет то преимущество, что в системе R/3 можно вести обработку этого МВЗ вплоть до 31.12.2000 г. включительно.

Однако если Вы создали место возникновения затрат со следующими характеристиками:

то такая запись будет иметь тот недостаток, что придется снова создавать МВЗ 4110, если оно потребуется в следующем финансовом году.

Это правило относится и к другим объектам учета затрат по местам возникновения затрат, таким как виды затрат и виды работ.

В приведенном выше примере рассматриваемые периоды совпадают с годовым порогом календарного года. Однако могут быть заданы также периоды, которые не совпадают с календарным годом.

Это может оказаться необходимым особенно в тех случаях, когда в финансовой бухгалтерии был использован вариант финансового года для задания отложенного финансового года, более длинного или более короткого финансового года, поскольку в этих случаях основные данные не опираются на варианты финансового года.