Выполнение отчетов Report Painter

  1. Большинство стандартных отчетов, которые можно вызвать из дерева отчетов компонента Учет затрат по МВЗ (CO-OM-CCA), являются отчетами Report Painter. Для получения доступа к отчету Report Painter с первого экрана Учет затрат по местам возникновения затрат выберите путь:
  2. Информационная система ® Выбор отчета.

  3. Выберите на дереве отчетов необходимый отчет Report Painter и запустите его.
  4. Если будут выполнены следующие требования, система R/3 не станет выводить для просмотра экран выбора, а выведет либо экран выбора для экстрактов, либо самый последний текущий экстракт, соответствующий критериям выбора (см. шаг 10):

    – Стандартные или пользовательские критерии выбора для всех полей следует сохранить на экране выбора для соответствующих подразделов компонента Учет косвенных затрат (см. Определение критериев выбора, Настройка стандартных и пользовательских параметров.

    – Существуют экстракты, которые соответствуют этим критериям выбора или варьирование, которое объединяет все критерии выбора.

    – Вы сохранили настройку для управления экстрактами в Руководстве по внедрению системы (IMG) для ваших пользователей или как стандартную настройку, с помощью которой можно получить доступ к существующим экстрактам во время вызова отчета (см. разделы Настройка стандартных и пользовательских параметров и Определение настройки управления экстрактами).

    Кроме того, в IMG можно сохранить параметры настройки, с помощью которых самый последний текущий экстракт будет вызываться автоматически. В этом случае список экстрактов выводиться не будет.

  5. На экране выбора отчета Report Painter введите параметры отчета в опции Выбор значений. Как правило, параметры отчетов включают следующие:
  6. – контроллинговая единица,

    – финансовый год,

    – начальный период,

    конечный период,

    – версия.

    В функции Выбор набора введите объект отчета, для которого вы хотите вызвать отчет. Здесь можно указать отдельные величины, интервалы значений или группы. Для ввода нескольких отдельных значений или интервалов выберите команду Многократный выбор.

    Экран выбора зависит от соответствующего отчета. Для некоторых отчетов требуется больше параметров, чем для других.

    Для вызова отчетов Report Painter можно сохранить критерии выбора по умолчанию. Эти критерии выбора по умолчанию можно сохранить как пользовательские или стандартные параметры настройки (см. Определение критериев выбора, Настройка стандартных и пользовательских параметров.

  7. Создайте экстракт.
  8. Если не существует экстрактов, которые соответствуют вашим критериям выбора, можно сохранить отчет в экстракте. Позже можно будет еще раз сделать анализ данных, используя этот имя См. раздел Управление экстрактами.

    Для этого выберите команду Параметры экстракта.

    В следующем диалоговом окне выполните следующие вводы:

    – Активируйте индикатор Создание экстракта .

    – Описание:

    Введите описательный текст для экстрактов. Позже, отчет можно будет просмотреть с помощью выбора соответствующего экстракта, не выполняя заново вводы на экране выбора.

    В системе R/3 для нахождения экстракта нельзя использовать описание. Для поиска экстракта применяются заданные критерии выбора и группа отчетов.

    – Пароль.

    Пароль, который вам придется вводить идентично дважды, защищает сохраненные данные выбора от нежелательного к ним доступа остальных пользователей. Чтобы впоследствии просмотреть отчет, для которого был введен пароль, придется сначала ввести пароль.

    – Дата истечения срока.

    Если вы хотите, чтобы после заданного срока экстракт был удален автоматически, в поле Истекает через введите количество дней или в поле Истекает введите дату.

    Если вы не хотите, чтобы экстракт был удален, выберите команду Без даты истечения. Это целесообразно, когда, например, необходимо выполнить прогон отчета на неуказанную последующую дату, или если прогон отчета занимает чрезвычайно много времени.

    Дата истечения срока действительна для данной версии только то тех пор, пока отчет не будет регенерирован. Если вы регенерируете отчет или обновляете его и создаете новую версию, система R/3 удаляет все существующие экстракты.

    – Выберите команду Дальше, чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить данные.

    Если требуется выполнить отчет, для которого не существует экстракта, соответствующего критерию выбора, система R/3 спросит, когда вы будете выходить из отчета, следует ли сохранить отчет в экстракте. Если вы ответите Да, появится диалоговое окно Создание экстракта.

  9. Параметры вывода.
  10. Выберите команду Параметры вывода.

    – Даты считывания основных данных.

    Текстам основных данных, также как и объектам контроллинга, могут быть присвоены временные зависимости. Поэтому следует определить, следует ли системе R/3 считывать основные данные на текущую дату или на введенную фиксированную дату. Система R/3 всегда производит проверку достоверности записи основных данных объектов контроллинга.

    – Устройство вывода.

    В графе Устройство вывода укажите устройство, на которое будет выводиться отчет.

    Доступны следующие варианты:

    Отчет можно просмотреть на экране или вывести его на принтер.

    Если описание принтера имеется в основных данных и система R/3 может выделить его для печати текущего отчета, то принтер будет выбираться по умолчанию.

    Отчет можно вывести как текстовый файл. В следующем диалоговом окне введите имя файла. Выходные данные отчета Report Painter выводятся на имя текстового файла, либо на сервере приложений, либо на сервере презентаций. Определите, как следует сохранять отчет: в Локальный файл ПК или как файл на сетевом сервере. Если отчет сохраняется на сервере, введите имя формата экспорта (электронная таблица или обработка текста). Если вы сохраняете отчет на своей рабочей станции, помимо формата введите или соответствующую программу, которая должна запускаться вместе с отчетом, или другие параметры приложения.

    Отчет можно вывести в формате Microsoft ® Excel.

    Отчет можно вывести в информационной системе для менеджмента.

    Отчет можно направить отдельному пользователю. Введите имя пользователя SAPOffice и установите идентификатор, определяющий тип получателя (например, Р для Персонального списка адресатов ).

    Вы можете решить вообще не выпускать отчет. В этом случае система R/3 сохраняет только данные выборки. Если после выхода из диалогового окна будет выбрана команда Выполнить, система R/3 выведет для просмотра ряд выбранных, обработанных и суммированных записей в форме журнала выборки. Существует опция, при которой отчет можно выбрать позднее из списка существующих экстрактов (см. шаг 10).

  11. Источник данных.
  12. В функции Источник данных можно выбрать следующие опции:

    – Просмотр экстрактов.

    Если была выбрана опция Просмотр экстракта, вызов отчета Report Painter предлагает список существующих экстрактов, которые соответствуют критериям выбора.

    В системе R/3 опцией по умолчанию является опция Просмотр экстракта. Стандартную и пользовательскую настройку управления экстрактами можно сохранить в Руководстве по внедрению системы (IMG), выбрав путь меню Информационная система ® Пользовательские параметры настройки ® Определение параметров управления экстрактами. Кроме того, в IMG следует указать, будет ли система R/3 автоматически выводить для просмотра список всех соответствующих экстрактов или же она будет выводить самый последний экстракт (см. разделы Настройка стандартных и пользовательских параметров и Определение параметров управления экстрактами).

    – Новый выбор.

    Если вы хотите, чтобы для отчета вызывались новые данные из базы данных, если у пользователя имеются такие полномочия, выберите опцию Новый выбор. Это целесообразно, если требуются самые последние имеющиеся данные.

    – Чтение данных из архива.

    Эта опция применяется только к тем отчетам, которые позволяют читать стандартные отчеты из данных архива.

  13. Если вы сохранили опцию для варьирований при определении отчета, ведение варьирования появляется в момент выполнения отчета. Для ввода данных выберите опцию Варьирование.
  14. В диалоговом окне определите, для каких узлов иерархии групп (например, группы МВЗ) и/или отдельных значений (например, МВЗ) выбранной группы будет создаваться отчет.

    Параметры по умолчанию зависят от заданного определения отчета.

    – Если будет установлен индикатор Не развертывать, будет выдаваться только один отчет для высшего узла иерархии выбранной группы.

    – Если будет установлен индикатор Развернуть, отчеты будут выдаваться для всех узлов и отдельных значений выбранной группы.

    – Если будет установлен индикатор ОтдЗначения, отчеты будут выдаваться только по индивидуальным значениям выбранной группы.

    Для установки настройки следующих варьирований выберите команду Подробно (см. Варьирование).

    Если на экране выбора будет введена группа объекта (например, группа МВЗ), и при определении отчета будет активирована функция варьирования, система R/3 будет выполнять варьирование автоматически. Если не требуется применять варьирование, в функции Варьирование измените параметры настройки.

  15. На экране выбора доступны также следующие функции:
  16. – Можно удалить записи для отдельных строк выборки или все записи для выборки (см. Удаление выборки.

    – Сделанные записи можно сохранить в варианте в полях первого экрана и вызвать их снова, когда вы в следующий раз обратитесь к первому экрану (см. раздел Обработка вариантов).

  17. Для прогона отчета выберите команды либо Выполнить, либо Программа ® Выполнить .
  18. Если существуют экстракты, которые соответствуют критериям выбора, и в функции Источник данных была выбрана опция Просмотр экстракта (а не Просмотр текущего экстракта в IMG), система R/3 выведет для просмотра список всех существующих экстрактов.

– Выберите из списка необходимый вам экстракт.

Список диалогового окна также появляется в том случае, если существует экстракт варьирования, которое включает в себя отчет, соответствующий вашим критериям выбора. Система R/3 непосредственно вызывает отчет в варьировании, отвечающем условиям данных выбора.

– Если вы не хотите выводить для просмотра ни один существующий экстракт, выйдите из диалогового окна с помощью команды Отменить и замените опцию Источник данных на опцию Новый выбор (см. шаг 6) .

В рамках основного списка можно использовать следующие функции ABAP List Viewer:

Сортировка возрастающих или убывающих списков

Установка и удаление фильтров

Определение текущих вариантов просмотра

Поиск слов и выражений

Печать списков

Если в IMG в функции Определение параметров управления экстрактами будет выбран индикатор Просмотр текущего экстракта, система R/3 выведет для просмотра текущий экстракт без вывода на экран списка.

Результат

При выходе из отчета система спрашивает, следует ли сохранять экстракт для данного отчета. Если вы ответите Да, появится диалоговое окно Создание экстракта (см. шаг 4) .

Более подробная информация о функциях, доступных при подготовке отчета, содержится в разделе Функции для вывода отчетов Report Painter.

Более подробная информация об управлении экстрактами содержится в разделе Управление экстрактами.