Выполнение выборочной инвентаризации

Процедура выборочной инвентаризации не зависит ни от сферы, в которой она выполняется (система управления запасами или управления складами), ни от используемого метода (выборочная инвентаризация на определенную дату или непрерывная выборочная инвентаризация). Она состоит из нескольких общих этапов.

Чтобы выполнить выборочную инвентаризацию, следует воспользоваться функцией Создать. При этом необходимо определить несколько основных параметров:

При создании выборочной инвентаризации присваивается номер, однозначно ее определяющий. Все дальнейшие шаги являются изменением созданной выборочной инвентаризации.

Представленный ниже рисунок иллюстрирует этап подготовки выборочной инвентаризации.

 

На подготовительном этапе необходимо выполнить следующее:

Следует указать, какие единицы учета запаса должны быть включены в выборочную инвентаризацию. При этом выборочной инвентаризации присваиваются не отдельные единицы учета запаса, а определенное количество;

Совокупность инвентаризуемых запасов - это сумма всех единиц учета запаса, подлежащих инвентаризации. При формировании ее автоматически выполняются следующие действия:

Можно предварительно установить, что подсчет определенных единиц учета запаса обязателен; например, если цена материала превышает заданное значение или для данной единицы нет запаса по данным бухгалтерского учета. Сумма этих элементов называется областью полного охвата. Все единицы учета запаса, относящиеся к области полного охвата, должны быть посчитаны. Единицы учета запаса, подсчет которых не обязателен, формируют область частичного охвата;

Элементы области частичного охвата разделены на отдельные классы. Элементы с "приблизительно" одинаковой стоимостью относятся к одному и тому же классу. Создание классов необходимо для стратификации;

Чтобы сократить до минимума количество подсчитываемых единиц учета запаса, область частичного охвата разделяется на отдельные пласты (страты). Стратификация создается с использованием классификации. Следовательно, дисперсия стоимости для каждого пласта значительно меньше дисперсии для всей области частичного охвата. При малой дисперсии значений для получения характерных результатов требуется относительно небольшое количество элементов. Преимущество стратификации заключается в том, что для подсчета необходимо значительно меньше элементов, чем при случайном выборе по всей области частичного охвата. Поэтому случайная выборка выполняется для каждого пласта отдельно.

Процесс стратификации завершает подготовительный этап. После этого начинается активный этап выборочной инвентаризации. Представленный ниже рисунок иллюстрирует отдельные шаги этого этапа.

 

На активном этапе необходимо выполнить следующие шаги:

В процессе создания случайной выборки в каждом пласте выбираются подсчитываемые единицы учета запаса;

Для подсчитываемых единиц учета запаса следует создать документы инвентаризации. Эти документы необходимы как для всех единиц учета, выбранных случайным образом, так и для всех единиц учета, присвоенных области полного охвата при формировании совокупности запасов. Документы инвентаризации являются основой для выполнения инвентаризации. Более подробная информация по этому вопросу содержится в документации MM Оценка материала;

При обновлении система считывает:

Система также проверяет, являются ли выбранные элементы достаточно представительными для области частичного охвата. Если это не так, предлагается выполнить повторную случайную выборку. Она осуществляется среди элементов области частичного охвата, если выбранных элементов недостаточно, и среди элементов области полного охвата, если стоимость материала превышает верхний допустимый предел (ср. параметры для разделения областей частичного и полного охвата - такая выборка появляется, как правило, только при непрерывной выборочной инвентаризации).

Относительная погрешность выборочной инвентаризации определяет, является ли выборка представительной. Если погрешность меньше максимального значения, указанного в параметрах (как правило, - 1 %), выборка считается представительной. Если же погрешность превышает это значение, система предлагает выполнить повторную случайную выборку.

Погрешность выборочной инвентаризации вычисляется на основе:

На этапе планирования и обновления обычно используется точное приближение, т.е. выборочная инвентаризация может быть экстраполирована, только если относительная погрешность по отношению к области частичного охвата ≤ 1%. В этом случае выборочная инвентаризация считается представительной. Пока погрешность превышает указанный предел, система будет предлагать выполнить повторную случайную выборку.

Однако по соглашению с аудитором в качестве основы для экстраполяции можно принять аппроксимацию, при этом относительная погрешность выборочной инвентаризации по отношению к областям частичного и полного охвата должна быть ≤ 1%. Преимуществом является то, что подсчитывается меньшее количество элементов (необходимо меньшее количество подсчетов), поскольку относительная погрешность распределена по областям частичного и полного охвата (а последняя не создает погрешность). Погрешность отображается в списке результатов экстраполяции.

Элементы повторной случайной выборки в области полного охвата должны быть учтены при завершении инвентаризации, так как они относятся к области полного охвата.

Для элементов повторной случайной выборки, инвентаризация которых еще не выполнялась к моменту обновления, в качестве аппроксимации результатов инвентаризации используется текущая балансовая стоимость. Это позволяет в любой момент проверить, достаточен ли размер выборки для получения представительной оценки области частичного охвата.

Для вычисления относительной погрешности используются только элементы выборочной инвентаризации, учитываемые при завершении инвентаризации;

В процессе экстраполяции стоимость инвентаризации для области частичного охвата оценивается на основе последних результатов подсчета. Средняя стоимость инвентаризации позиции вычисляется для каждого пласта и умножается на число позиций в соответствующем пласте. Вычисленная таким образом общая стоимость элементов пласта является оценкой области частичного охвата.

Выборочная инвентаризация считается успешной, если отклонение общей стоимости инвентаризации (оценка области частичного охвата плюс фактическая стоимость области полного охвата) от данных бухгалтерского учета не превышает 2 % (в стандартной версии системы). Если в качестве основы для оценки относительной статистической погрешности используется вся область (область частичного охвата плюс область полного охвата), выборочная инвентаризация считается условно успешной (см. выше).

Выборочная инвентаризация запускается с помощью функции Создать. Все последующие шаги выполняются как изменение созданной выборочной инвентаризации.