Обновление данных

Общие сведения

В процессе обновления данных система

Считывание добавленных результатов подсчета

При выборочной инвентаризации любые введенные результаты подсчета и проведенные разницы записываются в соответствующий документ инвентаризации. Однако эти сведения не обновляются автоматически при инвентаризации. Это выполняется только в процессе обновления данных.

При этом система проверяет все созданные документы выборочной инвентаризации и использует необходимую информация из них для выполнения экстраполяции.

Определение измененных запасов по данным бухгалтерского учета и балансовых стоимостей

При выборочной инвентаризации различают три момента времени:

Блокирование проводки для подсчитываемых единиц учета запаса (если это предусмотрено в документах инвентаризации) осуществляется только в период между созданием документа инвентаризации и вводом инвентарного подсчета. До и после этого периода проводки запасов разрешены. Для единиц учета, не выбранных для подсчета, проводки разрешены в течение всей выборочной инвентаризации. Следовательно, при этом возможны изменения запасов по данным бухгалтерского учета или балансовых стоимостей. В системе R/3 это называется непрерывной выборочной инвентаризацией.

В процессе обновления данных система определяет возникшие изменения и учитывает их при экстраполяции.

В приведенной ниже таблице показаны объем складских запасов и стоимость единицы учета в различные моменты времени.

Стоимость запаса в течение выборочной инвентаризации

   

Балансовая стоимость

Фактическая стоимость

Момент планирования

 

1200

 

Увеличение запаса

+ 120

   

До инвентаризации

 

1320

 

Инвентарный подсчет

   

1296

Проводка разницы

- 24

1296

 

Увеличение запаса

+ 480

   

Текущая

 

1776

 

 

При обновлении данных система определяет, что для единицы учета введен результат подсчета и выполнена проводка инвентаризационной разницы.

Для расчета оценочной стоимости, которая определяется при экстраполяции, сохраняется текущая балансовая стоимость. В предыдущем примере она равна 1776.

Чтобы определить, к какой страте относится единица учета запаса, система выполняет следующие расчеты: к текущей балансовой стоимости 1776 прибавляется инвентаризационная разница 24. Это означает, что присвоение единицы учета определенной страте основывается на стоимости 1800. Поэтому рассматривается единица учета запаса относится к другой страте.

При выполнении выборочной инвентаризации на определенную дату отклонения в количестве и стоимости проведенных запасов не разрешены ни в момент планирования, ни в текущий момент. Этих отклонений можно избежать, только если выполнить отдельные транзакции выборочной инвентаризации (от формирования совокупности запасов до окончательного обновления данных) непосредственно друг за другом, не допуская тем самым проводок запаса в промежутке ними.

Определение необходимости повторной случайной выборки

В случае непрерывной выборочной инвентаризации объем проведенных запасов и балансовая стоимость могут измениться во время инвентаризации. При этом единица учета запаса, относящаяся к определенной страте в момент планирования, в текущий момент может относиться к другой страте. Возможен также и перенос единицы учета запаса из области частичного охвата в область полного охвата и наоборот.

Если единица учета запаса перемещается в область полного охвата, она должна быть подсчитана. После этого система предлагает выполнить повторную выборочную инвентаризацию для области полного охвата.

После таких изменений страты происходит следующее: оставшиеся элементы, выбранные для страты, не являются теперь представительными для нее. В таком случае для подсчета необходимо использовать дополнительные элементы этой страты. Аналогичная проверка осуществляется для каждой страты. Если система определит, что необходима обработка дополнительных элементов, она предложит выполнить повторную выборочную инвентаризацию для области частичного охвата.

Страта, содержащая единицы учета запаса со стоимостью от 120 до 150, в момент планирования состоит из материалов от A до F. При случайной выборке для подсчета использованы материалы B, D, и E. В приведенной ниже таблице указаны элементы страты.

Элементы страты в момент планирования и в текущий момент

Материал

Стоимость в

момент планирования

Случайная выборка

Стоимость в

текущий момент

А

120

 

120

В

140

X

(70)

С

125

 

125

D

125

X

130

E

150

X

(100)

F

130

 

130

из другой страты:

     

G

(100)

 

140

H

(400)

 

130

 

Стратификация основывается на данных, действительных в момент планирования. В момент обновления система определяет, что материалы B и E уже не относятся к этой страте. А материалы G и H добавляются в страту. Поэтому страта содержит 6 элементов, из которых только один использовался для подсчета. Поскольку этот единственный подсчет не позволяет получить достоверные статистические результаты для всей страты, предлагается повторная случайная выборка. В этой выборке используются еще не подсчитанные единицы учета запаса обновленной страты (она состоит из элементов A, C, F, G и H).

Повторная случайная выборка

Если в момент обновления системой будет установлено, что определенные единицы учета запаса должны быть подсчитаны в области полного охвата в соответствие с их текущей стоимостью, или выборка, выполненная для страты, не является больше представительной, то будет преложена повторная случайная выборка. При этом система осуществляет следующее:

При каждом обновлении пользователь может решить, выполнять ли повторную случайную выборку, предложенную системой. Если такая выборка рекомендована при последнем обновлении, ее необходимо запустить для того, чтобы можно было выполнить заключительную экстраполяцию.

Повторную случайную выборку следует выполнять непосредственно перед заключительной экстраполяцией по следующим причинам: выборка может быть предложена системой, даже если в момент следующего обновления в ней уже нет необходимости. Например, если проводка поступления материала для разных единиц учета запаса выполняется до обновления данных, а соответствующий отпуск материала - до следующего обновления. Если после первого обновления производится случайная выборка, будет подсчитано больше единиц учета запаса, чем это необходимо .

Выполнение обновления данных

Для обновления данных необходимо выполнить следующее:

  1. В меню инвентаризации выберите Выборочная инвентаризация ® Изменить. Появится начальный экран.
  2. Введите номер выборочной инвентаризации и год. Нажмите клавишу ENTER . Откроется экран заголовка выборочной инвентаризации.
  3. Выберите Операция ® Обновить. Поскольку обновление, как правило, занимает много времени, система предложит подтвердить намерение выполнить его. Если выбрать Да, система обновит существующие данные.
  4. (Если будет предложена повторная случайная выборка, перейдите к выполнению пункта 6.)

  5. Появится следующее сообщение:
  6. "Стратификация завершена".

    (Это сообщение появляется, даже если между последним и текущим обновлением в документах инвентаризации не было изменений.)

    Кроме того, в поле Обновление под Операции система введет текущую дату и идентификатор пользователя.

  7. Сохраните изменения выборочной инвентаризации, нажав клавишу F11. Система вернется к начальному экрану.
  8. Если после обновления необходима повторная случайная выборка, система предложит указать, для какой области - частичного и/или полного охвата - необходимо выполнить ее.

(Если решено не выполнять повторную случайную выборку, перейдите к пункту 4.)

Если решено выполнить эту выборку, система создает новую случайную выборку (при работе с областью частичного охвата). Она также создает сеанс генерирования документов инвентаризации, необходимых для новых подсчитываемых единиц учета запаса. Появится список подсчитываемых дополнительных единиц учета запаса и сообщение

"Случайная выборка завершена; выборочная инвентаризация сохранена."