Концепция документирования

Принцип документирования

В автоматизированной системе управления запасами также используется основной принцип бухгалтерского учета: ни одной проводки без документа. В соответствии с принципом документирования для каждой операции, приводящей к изменению запаса, должен создаваться и сохраняться документ.

При проводке движения материала в системе R/3 создаются следующие документы:

В системе управления запасами при проводке движения материала создается документ, являющийся подтверждением этого движения и источником данных для последующего использования.

Документ материала состоит из заголовка и, как минимум, одной позиции. В заголовке находятся общие данные о движении материала (например, дата). Каждая позиция описывает одно движение.

Если движение релевантно для финансовой бухгалтерии (т.е. ведет к обновлению основных счетов), то параллельно документу материала создается бухгалтерский документ.

В некоторых случаях для одного документа материала создаются несколько бухгалтерских документов. Это происходит, например, если в двух позициях документа материала указаны разные заводы, относящиеся к разным балансовым единицам.

Основные счета, задействованные в движении материалов, обновляются посредством автоматической контировки.

Для поступления материала по заказам на поставку, движения материала по заказам на перевозку и отпуска консигнационных материалов деловые партнеры могут использовать различные внутренние валюты. Поэтому бухгалтерский документ должен содержать как внутреннюю валюту, так и валюту для обработки и проводок. С этой целью бухгалтерские документы, созданные в результате указанных выше видов движения материалов, автоматически ведутся во внутренней валюте и валюте документа. Перейти от одной валюты к другой можно, выбрав Настройка ® Просмотр валюты.

Изменения документа

Если выполнена проводка какого-либо движения материала, то документ изменять нельзя. Можно только ввести в документ дополнительную информацию, например ссылку на первичный документ или комментарии к операции. При сторнировании движения или изменении количества перемещенного материала необходимо ввести новый документ.

Номера документов

Документ материала идентифицируется по номеру и году документа. Бухгалтерский документ идентифицируется по балансовой единице, номеру документа и финансовому году.

Как правило, номер документа материала не совпадает с номером бухгалтерского документа.

Балансовая единица, в которой выполняется проводка бухгалтерского документа, определяется на основе уровня оценки, определенного для завода.

Виды операций и документов

Для подробной нумерации и систематизированного хранения документов в соответствующем файле документы материалов разделяются по видам операций, а бухгалтерские документы - по видам документов (см. приведенную ниже таблицу).

Виды операций и документов для движения материалов (примеры)

Движение материала

Вид операции

Вид документа

Поступление материала по заказу на поставку

WE

WE или WN

Поступление материала по внутреннему заказу

WF

WE

Отпуск материала, проводка переноса запаса, прочие материалы

WA

WA

Отпуск материала для поставок

WL

WL

 

Для каждого вида операции определяется диапазон номеров, присваиваемых документам материала. Для каждого вида документа устанавливается диапазон номеров, присваиваемых бухгалтерским документам.