Пример обработки: создание отчета Report Painter

Возможности использования

В данном разделе показано, как создать отчет с помощью Report Painter на примере стандартного отчета по местам возникновения затрат1SIP-001 (МВЗ: отклонение факт/план). О том, как создавать отчет Report Writer, можно прочесть в теме Пример обработки: создание отчета Report Writer.

Чтобы создать отчет с помощью Report Painter, войдите в меню CCA и выберите:

Информационная система ® Инструменты ® Report Painter ® Отчет ® Создать .

Отчет необходимо присвоить существующей библиотеке. В нашем случае отчет используется с учетом полных затрат, поэтому выберите библиотеку 1VK.

Выбирая имя отчета, руководствуйтесь стандартными соглашениями по присвоению имен (см. раздел Группы отчетов).

Предпосылки

Прежде всего определите требования к отчету.

Графическое представление:

Наш отчет по местам возникновения затрат должен обеспечивать следующую информацию:

Ход выполнения

  1. Раздел 1: Создание описания раздела "Виды затрат"
  2. Начните с создания раздела 1 "виды затрат". В заголовок отчета вы можете добавить описание отчета и раздела. Для этого дважды щелкните мышью в строке описания отчета и сохраните ее как промежуточный и подробный текст для отчета Факт/План/Отклонение. Можно также ввести текст "Виды затрат" для этого раздела непосредственно.

  3. Раздел 1: Раздел 1 - Определение строк отчета (дебит и кредит, перекрытие/недопокрытие затрат)
  4. Для определения строк видов затрат используйте имеющиеся в R/3 образцы строк.

    Воспользуйтесь путем по меню Обработать ® Строки ® Вызвать образец строки и в появившемся диалоговом окне выберите образец строк 1-LM-BEL-ENT. Система R/3 вводит образцы строк в раздел отчета.

    При вводе образца все ранее определенные строки раздела удаляются. Если необходимо определить конкретные строки отчета, проделайте это уже после ввода образца.

    Определение нестандартных строк отчета

    Рассмотрим, как определить нестандартные строки для видов затрат.

    Чтобы определить строку отчета, установите курсор в выбранной строке и воспользуйтесь управляющей кнопкой Определение элемента или Обработать ® Элемент ® Определение элемента. Есть и более простой способ - дважды щелкните мышью в выбранной строке.

    Строки отчета по МВЗ должны содержать дебеты и кредиты, а также перекрытия и недопокрытия затрат по каждому выбранному месту возникновения затрат.

    Для этого определите две строки, одну с признаком "Вид затрат", другую - с признаком "СО индикатор дебет/кредит". Выделите ваши признаки из списка в диалоговом окне. В этом списке представлены все признаки, допустимые к использованию в выбранной библиотеке.

    – Индикатор CO дебет/кредит:

    Этот индикатор в строке Дебетован. имеет значение "D" (=дебет).

    При использовании признака "СО индикатор дебет/кредит" (BEKNZ) система R/3 выводит проводки по дебету и кредиту в строках отчета по отдельности, причем это относится даже к операциям по переносу затрат.

    Другая возможность состоит в использовании индикатора "CO норма/факт" (BELKZ) для суммирования проводок по дебету и кредиту, отнесенных к виду затрат, как для ручного, так и для периодического переноса затрат с показом их как общих затрат. Более того, сторнирование документов из модуля Финансы посредством распределения данных в процессе учета затрат по местам возникновения затрат будет сальдировать данные каждой проводки по кредиту, используя начальные данные для учета по дебету.

    – Вид затрат.

    В качестве значения признака вида затрат можно ввести любое значение, один или несколько интервалов (с помощью управляющей кнопки Другие), или группу видов затрат, которую вы ранее определили в меню ССА. Во всех этих случаях отчет выполняется лишь для указанных вами видов затрат.

    Вместе с тем, вам бы хотелось определять виды затрат и группы видов затрат только при запуске отчета. Поэтому вы вводите переменную 1KSTAR (виды затрат) в опции Группы. Затем вы можете ввести переменные с помощью функции Переменные вкл/выкл, предварительно выбрав поле ввода. При использовании переменных, у вас появляется возможность ввести группу видов затрат или интервал видов затрат с экрана.

    В экране Ведение наборов вы можете определить нестандартные (свои собственные) переменные.

    – Тексты строк.

    При определении строки отчета вы вводите соответствующие описания краткого, промежуточного и подробного текстов. Для копирования краткого текста в другие строки выберите Копировать КраткТекст. Чтобы указать, какой текст должен использоваться в строках отчета, выберите в меню Формат ® Все строки/Все столбцы ® Длина текста.

    В качестве текста введите "Дебет".

    – Развертка.

    Вводя при вызове отчета интервал видов затрат или группу видов затрат, вы можете в отчете распределить затраты по видам затрат, а также сгенерировать итоги по группе на разных уровнях иерархии. Структура групп видов затрат описывается в экране ВедениеОснДанных при их определении.

    Чтобы развернуть в отчете структуру видов затрат, выберите в меню Обработать ® Строки ® Развертка. По умолчанию принимается Не развертывать. Разделы видов затрат и группы выводятся для просмотра как итоги в строке. С помощью индикатора Отдельное значение можно просмотреть отдельные значения без промежуточных сумм и итогов. Если вы выбрали опцию Развернуть, система R/3 будет выводить для просмотра отдельные значения, промежуточные суммы и итоги.

    Развернутые строки в определении отчета помечаются одной или несколькими звездочками (*) - в зависимости от уровня суммирования. Если вы используете переменные, уровень суммирования, в свою очередь, определяется стандартным значением переменной набора. В случае переменной 1KSTAR, ее стандартное значение равно 1-S-KSTAR-AL и предполагает только один уровень суммирования. Поэтому данная развернутая строка вида затрат помечена одной звездочкой.

    – Другие строки отчета.

    Чтобы определить строку кредита одновременно со строкой дебета, установите курсор на строку дебета и выберите Выделить/Отменить. Затем установите курсор на новую строку и выберите в меню Копировать.

    Вы также можете изменить признаки и/или их значения, дважды щелкнув мышью в выбранной строке, или с помощью управляющей кнопки Определение элемента. Замените значение признака " Индикатор СО дебет/кредит" на "С" (= кредит).

    Значение признака можно использовать в отчете несколько раз. То же самое применимо к столбцам отчета. Однако, один и тот же признак нельзя использовать в строке и столбце.

    – В последней строке отчета по местам возникновения затрат вычисляется перекрытие/недопокрытие затрат по данному МВЗ. Для этого с помощью формульного редактора надо определить строку формулы на основе существующих строк. Формулу можно также вводить непосредственно. Проделав это, проверьте правильность формулы с помощью функции Проверка .

  5. Раздел 1, блок 1: определение столбцов отчета (плановые и фактические затраты и их отклонения)
  6. Теперь создайте столбцы "план" и "факт" для раздела 1. Столбцы отчета должны содержать фактические и плановые значения для указанных периодов проводки, а также абсолютные и относительные отклонения.

    Для определения столбцов отчета используйте имеющиеся в R/3 образцы столбцов.

    Выберите в меню Обработать ® Столбцы ® Вызвать образец столбца и в диалоговом окне выделите образец столбца 1-CM-IPA. Выбранный образец столбца появится в отчете.

    При вводе образца все ранее определенные столбцы раздела удаляются. Поэтому определяйте дополнительные столбцы отчета уже после ввода образца.

    Определение нестандартных столбцов отчета

    Рассмотрим, как определить нестандартные столбцы для фактических и плановых затрат, а также для отклонений в абсолютном и процентном выражении.

    Чтобы определить столбец отчета, установите курсор в выбранном столбце и воспользуйтесь кнопкой Определение элемента или Обработать ® Элемент ® Определение элемента. Есть и более простой способ - дважды щелкните мышью в выбранном столбце.

    При определении столбцов "Фактические затраты" и "Плановые затраты" используйте соответствующие предварительно определенные столбцы.

    – Предварительно определенные столбцы.

    В списке выбора отражены все предварительно определенные столбцы, которые можно использовать в выбранной библиотеке. Дополнительные предварительно определенные столбцы можно определить при ведении набора.

    Предварительно определенным столбцам ФактичЗатраты и Плановые затраты по умолчанию соответствует показатель Затраты с определенными типом значения признака и версией:

    значения признака для фактических затрат:

    версия: 0 (версия план/факт);

    тип значения: 04 (=факт );

    значения признака для плановых затрат:

    версия: 1VERP (= версия план);

    тип значения: 01 (=план).

    Для столбца плановые затраты версия была определена как переменная.

    Используйте эти стандартные значения и в качестве текстов столбцов введите соответственно "Фактические затраты" и "Плановые затраты".

    – Формулы.

    Для определения столбцов "абсолютное отклонение" и "относительное отклонение" на основе существующих столбцов воспользуйтесь формульным редактором. Перед сохранением формул, проверьте их правильность.

    Если формулы строк противоречат формулам столбцов, предпочтение отдается формулам столбцов.

  7. Раздел 2, блок 1: определение столбцов отчета (плановые и фактические затраты и их отклонения)
  8. Система R/3 позволяет определить в отчете по МВЗ дополнительные столбцы для ранее определенных строк; эти столбцы определяются в новом блоке столбцов. Столбцы, найденные в данном блоке, образуют логическую единицу.

    Чтобы создать новый блок столбцов, воспользуйтесь командами Перейти к ® Новый блок столбцов и определите столбцы в соответствии с описанной выше процедурой.

    Итак, в нашем отчете определен дополнительный блок столбцов, содержащий предварительно определенные столбцы Фактич. сумма и Плановая сумма, а также абсолютные и относительные отклонения, вычисляемые на основе значений в этих столбцах.

    Вычисления можно производить с участием нескольких блоков столбцов. Это позволяет ссылаться на формулы столбцов, содержащиеся в других блоках.

  9. Раздел 2: определение статистических проводок
  10. Начиная с новой страницы отчета, вы можете определить и другие логически связанные комбинации из строк и столбцов. Они называются разделами .

    Чтобы определить раздел с новыми комбинациями строк и столбцов, выберите в меню Перейти к ® Новый сектор. В появляющемся диалоговом окне примите параметры настройки по умолчанию Фрагмент с признаками и показателями.

    Для отчета по МВЗ можно определить другой раздел для статистических проводок (проводок, которые могут обновляться с использованием различных типов видов затрат).

    В строках отчета будут показаны виды затрат по статистическим проводкам. Выберите признак ВидЗатрат и введите в качестве его значения переменную 1KSTAR.

    Произведите действия, описанные в пункте 2.

    Развертка строк вида затрат по отдельным позициям и итоговым строкам. Чтобы это сделать, выберите в меню Обработать ® Строки ® Развертка и активируйте Развертка.

    Определите столбцы согласно пункту 3.

  11. Определение раздела 3 (Виды работ)
  12. В данном разделе вы просматриваете виды работ по факту и по плану, а также их абсолютные и относительные отклонения.

    Чтобы определить строки в разделе для видов работ, выберите признак Вид работ и введите звездочку (*) в качестве значения этого признака с тем, чтобы в строках отчета могли быть показаны все виды работ.

    Создание итогов на основе видов работ часто нежелательно, поскольку различные виды работ могут использовать различные единицы измерения. Развертывая строки, воспользуйтесь доступом в режиме меню Обработать ® Строки ® Развертка и используйте индикатор ОтдЗначения для того, чтобы развернуть отдельные величины, не прибегая к операциям суммирования.

    Определите столбцы согласно пункту 3.

  13. Определение раздела 4 (Статистические показатели)
  14. В данном разделе вы просматриваете статистические показатели по факту и по плану, а также их абсолютные и относительные отклонения.

    Определите строки раздела, используя признак СтатистическПоказатели, а в качестве значения признака введите звездочку (*), чтобы в строках отчета были показаны все виды работ. Развертывая строки, воспользуйтесь доступом в режиме меню Обработать ® Строки ® Развертка и используйте индикатор ОтдЗначения для того, чтобы развернуть отдельные величины, не прибегая к операциям суммирования.

    Определите столбцы согласно пункту 3.

  15. Определение общего критерия выбора данных
  16. Используйте эту функцию, чтобы установить критерий выбора данных, распространяющийся на весь отчет.

    Для определения общего критерия выбора данных можно использовать лишь те признаки, которые не использовались в определениях строк и столбцов.

    Определите общие критерии выбора для вашего отчета следующим образом:

    Обработать ® Общий выбор ® Изменить выбор.

    В нашем примере отчета по местам возникновения затрат определим следующие признаки и их значения:

    – контроллинговая единица 1KOKRE;

    – финансовый год 1GJAHR;

    – период с 1PERIV;

    – период по 1PERIB;

    – группа МВЗ 1KOSET.

    Выделите признаки Контроллинговая единица, МВЗ, ФинансГод и Период.

    В качестве значений признаков можно выбрать отдельные величины, интервалы или переменные. Если введены переменные, на экране выбора появляются соответствующие поля ввода вместе с переменными, выбранными для строк и столбцов.

    Установите курсор на поле контроллинговой единицы. Чтобы активировать опцию ввода вариантов, выберите команду Переменную вкл/выкл. Просмотреть доступные переменные можно с помощью клавиши справки F 4. Выберите переменную 1KOKRE.

    Далее установите курсор в поле ввода группы мест возникновения затрат. Выберите переменную 1KOSET. Переменная 1KOSET позволяет ввести на экране выбора при вызове отчета место возникновения затрат, интервал или группу мест возникновения затрат. Report Painter создаст отчет, который просуммирует все проводки по выбранным местам возникновения затрат, отсортированным по видам затрат.

    Чтобы определить финансовый год, установите курсор в поле ввода финансового года. Выберите переменную 1GJAHR.

    Чтобы определить период, установите курсор на поле ввода финансового года "С" и выберите переменную 1PERIV. Затем установите курсор на поле ввода финансового года "По" и выберите переменную 1PERIB.

    В отчетах, относящихся к таблице CCSS, всегда используется признак "Контроллинговая единица". Значением этого признака может быть только отдельная величина, и используется он только в качестве общего критерия выбора данных.

  17. Определение текстов отчета
  18. Чтобы ввести верхние и нижние колонтитулы, страницы-заголовки и последние страницы отчета, используйте команды меню Дополнительная информация ® Тексты отчетов .

    Перед вводом этой информации отчет необходимо сохранить хотя бы однажды.

  19. Форматы и стандартные форматы
  20. Присвоение стандартных форматов

    Представление данных при просмотре отчета определяется их форматом. В каждом отчете для представления столбцов можно использовать пять форматных групп. Все столбцы одной форматной группы выглядят одинаково. Форматные группы ведутся при определении стандартного формата.

    Чтобы просмотреть все имеющиеся стандартные форматы, используйте доступ в режиме меню Формат ® Стандартный формат. Чтобы присвоить отчету стандартный формат, воспользуйтесь командами Формат ® Стандартный формат и укажите выбранный стандартный формат. В нашем примере отчета по МВЗ выберем стандартный формат 1-BTC2.

    Ведение форматных групп

    Проведите форматные группы. Все Форматные строки в определении отчета используются, чтобы установить формат отдельных столбцов отчета. По умолчанию для всех столбцов система R/3 присваивает группу форматов "0". В рассматриваемом примерном отчете используйте форматную группу 2 стандартного формата (уменьшенная ширина столбца) для вывода относительных отклонений; для тех столбцов, где будут выдаваться единицы измерения (работ, количеств), выделите форматную группу 1 стандартного формата и установите ширину столбца 5.5.

    Изменение значений, принимаемых по умолчанию в стандартном формате

    В самом отчете можно переписать стандартные параметры настройки. Во время этой операции следите за тем, чтобы изменять все столбцы форматной группы одновременно. Чтобы изменить ширину столбца, формат чисел (степень и число десятичных разрядов) и, при необходимости, знак, можно использовать команды меню Формат ® Столбец .

    Установите ширину первого столбца 30.

    Определение текста столбца и типа текста

    Теперь выровняем содержимое столбцов отчета.

    Выберите команды меню Формат ® Все столбцы ® Выравнивание текста столбца и активируйте индикатор Текст центрирован.

    Для всех столбцов необходимо указать, предусматривать ли использование краткого, промежуточного или подробного текста в качестве текста строки/столбца. Выберите команды Формат ® Все столбцы ® Вид текста. Активируйте индикатор Краткий текст. Выберите команды Формат ® Все столбцы ® Вид текста. Активируйте индикатор Средний текст .

    Подчеркивание сверху /Подчеркивание, цвет

    Для выделения некоторых строк отчета, строки можно окрасить определенным цветом, подчеркнуть снизу или сверху.

    Установите курсор на соответствующую строку и выберите в меню Формат ® Строка ® Подчеркивание / Подчеркивание сверху. Подчеркните строки "Дебет" и "Кредит", а также подчеркните снизу и сверху строку "Перекрытие/Недопокрытие затрат".

    Установите курсор в строку "Перекрытие/Недопокрытие затрат", затем выберите команды меню Формат ® Строка ® Настройка цвета и активируйте индикатор Цвет для сумм .

    Ввод пустых строк

    Чтобы ввести в отчет пустые строки, используйте команды меню Обработать ® Строка ® Вставить пустую строку .

  21. Проверка, генерирование и выполнение отчетов Присвоение отчетов группе отчетов

После создания отчета выполните команду Проверка, чтобы выявить наличие формальных ошибок в отчете. Система R/3 генерирует специальный информационный файл, содержащий список всех найденных ошибок. Пользуясь этим файлом, исправьте все ошибки и сохраните отчет.

После этого выполните отчет в режиме теста. Выберите команды Отчет ® Выполнить. Если ваш отчет не был присвоен группе отчетов, на экране появится запрос, включить ли отчет в группу и какую именно. Ответьте Да и введите имя существующей или новой группы отчетов.

Кроме того, вы можете присвоить отчет существующей или новой группе отчетов, выбрав Среда ® Присвоить к группе отчетов. Введите существующую группу или новую группу. Если группа с указанным именем не существует, появится запрос на ее создание.

Затем генерируется группа отчетов, и отчет запускается на выполнение. Теперь вы можете выполнить отчет на экране выбора с учетом сделанных настроек.

Дополнительные возможности

Ниже приводится несколько дополнительных возможностей отчета по МВЗ, иллюстрирующих другие важные функции Report Painter. Эти дополнения не включены в стандартный отчёт 1SIP-001.

  1. Раздел 1: Столбцы отчета: Определение плановых и фактических затрат на одного работающего (Пример использования ячеек)
  2. Предположим, вы хотите ввести в раздел ВидЗатрат отчета по МВЗ два дополнительных столбца, отражающих плановые и фактические затраты на каждого работающего по каждому виду затрат. Для этого используется вычисление ячеек.

    Однако вы не определили ячейку в разделе статистических показателей (раздел 4), которая содержит точные данные о численности персонала, т.к. значение признака равно "*", т.е. все статистические показатели.

    Чтобы вывести статистический показатель "Служащий", в разделе статистических показателей необходимо определить дополнительную строку с признаком "Статистический показатель" и значением признака "СЛЖ" (Служащий).

    Теперь у вас появится возможность обрабатывать ячейки, находящиеся на пересечении строк "Служащие" и столбцов "Статистические показатели: факт". Установите курсор в соответствующей ячейке и нажмите управляющую кнопку Обработать элемент или просто дважды щелкните в ячейке мышью. В диалоговом окне Обработка ячейки установите опцию выбор. Затем выберите в меню Обработать ® Элемент ® Изменить текст и введите краткий, промежуточный или подробный тексты для ячеек "Служащие".

    Та же процедура используется для точки пересечения строки "Служащие" и столбца "Плановые статистические показатели".

    С помощью редактора формул, вы можете использовать все выбранные ячейки для определения столбцов всего отчета. При этом остаются доступными все ранее определенные столбцы.

    Теперь можно использовать в вычислениях новую ячейку, чтобы получить данные для дополнительного столбца в разделе отчета "Виды затрат". Установите курсор под столбцами фактических и плановых затрат. Дважды щелкните мышью и в появившемся диалоговом окне выберите тип элемента Формула . В диалоговом окне Ввести правило расчета выберите ФактичЗатраты из списка Существующие формулы, знак деления и индикатор EMP. Выберите команду Перенести. Теперь формульный столбец определен.

    Точно так же создайте столбец Плановые затраты/ Сотрудники .

    Чтобы новая строка, введенная в раздел статистических показателей, не выводилась при обращении к отчету, ее надо скрыть. Установите курсор в выбранной строке и используйте команды Обработать ® Строки ® Скрыть .

  3. Определение разделов 5 и 6 (объемы работ, фактическая/плановая мощность) - пример обработки раздела со статистическими показателями.

В порядке дальнейшего расширения отчета по МВЗ 1SIP-001 создайте новый раздел. Вы хотите просмотреть плановые и фактические объемы работ, а также абсолютные и относительные отклонения. Следующий столбец раздела должен содержать мощность. Строки - виды работ.

Чтобы создать этот раздел, действуйте согласно пункту II.6.

Далее определите новый раздел 6 "Фактическая/плановая мощность" как раздел с показателями. В этом разделе определены отношения "Фактический объем работ/Плановая мощность" и "Плановый объем работ/Плановая мощность".

Схематическое пояснение дополнений:

Выделите соответствующие ячейки в разделе 5 "Объемы работ", устанавливая на них курсор и выбирая команду Обработать элемент, или просто дважды щелкая мышью по этим ячейкам . В диалоговом окне Обработка ячейки установите опцию выбор. Чтобы ввести краткий, промежуточный или подробный текст ячеек, выберите Обработать ® Элемент ® Изменить текст .

После этого выберите в меню Перейти к ® Новый раздел и определите новый раздел отчета 6 "Фактическая/плановая мощность". В диалоговом окне выберите Раздел с вычисленными показателями.

В разделе с показателями прежде всего отредактируйте краткий, промежуточный и подробный тексты в строках и столбцах для различных комбинаций строк и столбцов.

Теперь в вашем разделе с показателями определите столбец Фактическая работа/Плановая мощность, еще один столбец Плановая работа/Плановая мощность и строку Вид работ .

Отчет должен содержать отношение объема фактической работы к объему плановой работы по соответствующему виду работ - то есть нам нужна ячейка на пересечении столбца Фактическая работа/Плановая мощность и строки Вид работ. Установите курсор в соответствующей ячейке и нажмите управляющую кнопку Обработать элемент или просто дважды щелкните в ячейке мышью. Для обработки ячеек система R/3 предлагает формульный редактор. В формульном редакторе можно использовать все выбранные ячейки и их тексты-описания. Если вы не ввели в ячейки пояснительных текстов, то функции содержат описания строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка. Выберите в меню Вид работ/ Фактическая работа/ Плановая мощность .

Таким же образом в редакторе формул выберите нужную функцию для ячейки, находящейся на пересечении столбца Плановая работа/Плановая мощность и строки Вид работ .

Чтобы определить новые ячейки для раздела со статистическими показателями, можно использовать в формульном редакторе все ранее выбранные ячейки.