Пример обработки: создание отчета Report Writer

Возможности использования

Ниже описан порядок создания отчета по МВЗ Report Writer 1 SIP-001 (см. Пример обработки: создание отчета Report Painter).

Вы узнаете, как создавать новые отчеты на основе уже существующих наборов и переменных Report Writer. Чтобы создать отчет по МВЗ, войдите в меню CCA и выберите:

Информационная система ® Инструменты ® Report-Painter ® Report Writer ® Отчет ® Создать.

Предпосылки

Прежде всего сформулируйте требования к своему отчету.

Отчет по местам возникновения затрат должен обеспечивать следующую информацию:

Перед тем как начать определять отчет, вы должны принять несколько решений.

Признак может использоваться в отчете лишь однажды - либо для строк отчета, либо для столбцов отчета, либо входить в критерий выбора данных. Вы определяете наиболее подходящее местоположение признака.

В нашем отчете по МВЗ потребуются следующие признаки:

Признаки для общего критерия выбора данных

 

KOKRS

Контроллинговая единица

KOSTL

Группа МВЗ

GJAHR

Финансовый год

PERBL

Периоды

 

Признаки "Финансовый год" и "Период" могут составить общий критерий выбора данных, так как в каждом столбце отчета должны находиться данные, относящиеся к одному периоду отчетности. Однако, если вы хотите, чтобы столбцы отчета представляли различные отчетные периоды, необходимо поместить эти признаки в соответствующие столбцы.

Признаки строк

 

KSTAR

Вид затрат

BELKZ

Индикатор CO дебет/кредит

 

 

Признаки столбцов

 

WRTTP

Тип значения (факт, план)

VERSN

Версия (фактическая версия всегда 0)

Показатели в столбцах отчета

 

SWKG

Затраты

 

На следующем этапе определения отчета посмотрим, нельзя ли использовать готовые наборы для наших строк, столбцов и общего критерия выбора данных.

Ход выполнения

  1. Определение строк отчета
  2. Чтобы попасть в среду ведения строк, в экране Определение отчета вызовите функцию Строки .

    Наборы строк можно использовать для просмотра иерархической структуры видов затрат и для вычисления итогов по группам на разных уровнях иерархии. В меню CCA вы создали по крайней мере одну группу видов затрат. Система R/3 создала наборы видов затрат, которые вы можете теперь использовать как наборы строк. После ввода такого набора в определение строки, отчет всегда генерируется по видам затрат, определенным для этих строк.

    Отчет 1BAB-001.

    Если же вы вместо этого хотите ввести группу видов затрат после запуска отчета, то необходимо ввести многомерный набор в строку, содержащий переменную-набор. Эта переменная-набор выступает как метка-заполнитель для группы видов затрат. Если такая переменная определена в отчете, R/3 позволяет вводить группу видов затрат или интервал групп в экране выбора данного отчета.

    Переменная-набор &1KSTAR.

    В нашем пробном отчете по МВЗ необходимо также различать проводки по дебету и кредиту. Для этого в наш многомерный набор, в дополнение к признаку "вид затрат", введем признак BELKZ. Признак BELKZ может принимать два значения - D (дебет) или С (кредит).

    Для нашего отчета по МВЗ подходит многомерный набор 1-L-IP-SH. Отметим, что в первой строке набора находится одномерный набор 1-S-BELKZ, а во второй его строке - переменная-набор &1KSTAR. В результате в отчете будут сначала отражены все проводки по дебету для данного места возникновения затрат, а затем - все проводки по кредиту. В указанных группах видов затрат виды затрат будут отсортированы, просуммированы и суммы распределены в логические строки в соответствии со структурой набора. На каждом уровне набора отчет рассчитает промежуточные суммы.

    В дополнение к итогам, рассчитанным по группам видов затрат и вычисленным на основе иерархической структуры видов затрат, отчет сгенерирует итог по каждому значению признака BELKZ, а так же общий итог - в соответствии со структурой всего многомерного набора.

    Система R/3 автоматически идентифицирует в данном отчете логическую строку на основе описания набора строк (например, 1-L-IP-SH "Виды затрат"). Система получает идентификатор итога для группы высшего порядка из первого набора в многомерном наборе, который находится в строке отчета (например, 1-S-BELKZ "Недопокрытие/Перекрытие затрат"). Идентификаторы итогов для всех других групп нижних порядков аналогично выбираются из соответствующего описания набора (например, 1-S-BELKZ-S "Общие затраты").

    Вы можете создавать другие тексты отчета, отличающиеся от описаний наборов, определенных в разделе Ведение наборов. В диалоговом окне определения строки или столбца выберите команды Дополнительная информация ® ТекстПродолжения и введите выбранный текст-описание в первый столбец с помощью команды Тексты к блоку столбцов и в строку для общего итога - с помощью команды Тексты к блоку строк .

    Признак BEKNZ можно использовать в дополнение к признаку BELKZ. Если используется признак BELKZ, отчет суммирует проводки по дебету и кредиту, отнесенные к виду затрат, как для ручного, так и для периодического переноса затрат. Эти проводки выводятся для просмотра как общие затраты. Более того, сторнирование документов из модуля Финансы с контировкой по МВЗ сальдирует данные каждой кредитовой проводки путем использования исходной дебетовой записи. С другой стороны, использование признака BEKNZ приведет к тому, что дебетовые и кредитовые проводки даже в случае переноса затрат будут показаны в разных строках.

  3. Определение дополнительных строк отчета
  4. В нашем пробном отчете по МВЗ, как и в отчете 1SIP-001, можно определить дополнительные логические строки для видов работ, статистических показателей и статистических проводок. Последние представляют собой проводки, сделанные для записей по видам затрат, но в последующем обновленные с использованием различных типов видов затрат.

    Значение признака можно использовать в строках отчета несколько раз. То же самое применимо к столбцам отчета. Однако, один и тот же признак нельзя использовать в строке и столбце.

  5. Определение столбцов отчета
  6. Предположим, вы теперь хотите просмотреть в столбцах нашего отчета по МВЗ фактические и плановые показатели для конкретных периодов проводки, включая абсолютные и относительные отклонения. Вы должны ввести в отчет предварительно определенный столбец 1-C-IP, содержащий встроенные столбцы ISWKG (фактические затраты) и PSWKG (плановые затраты). Кроме того, в дополнительные наборы для предварительно определенных столбцов ISWKG и P SWKG необходимо ввести признаки VERSN (версия) и WRTTP (тип значения).

    Для задания формата представления данных в отчете используйте функцию Варьирование формата. В каждом отчете для этой цели можно использовать пять вариантов. Каждый отдельный вариант устанавливает ширину столбцов, номер столбца для единицы измерения, число десятичных мест и степень для представления чисел. С помощью функции представления данных можно изменять эти значения для конкретного отчета или сохранять их в стандартном виде. Каждому столбцу в отчете можно присвоить свой вариант просмотра. Он указывается в столбце “P” основных записей предварительно определенных столбцов.

    В наборе данных 1-C-IP первым трем столбцам присвоен вариант просмотра "0", а четвертому столбцу присвоен вариант "2". Поэтому четвертый столбец будет иметь ширину 10 символов, а не 20.

    Арифметические вычисления можно производить только внутри одного блока столбцов. Это значит, что формулы не могут ссылаться на другие предварительно определенные столбцы.

    Если в отчете используется несколько логических строк или столбцов, действуйте осторожно - вы должны быть абсолютно уверены, что активируете только логически разрешенные комбинации, иначе отчет начнет выдавать бессмыслицу.

    Предположим, что в результате выполнения нашего отчета по местам возникновения затрат вы хотите получить статистические показатели. В этом случае имеет смысл использовать такой набор столбцов, который отражает и значения статистических показателей. Все остальные столбцы в отчете следует деактивировать. Теперь подходящий для нас набор столбцов - 1-C-SSK.

    Чтобы деактивировать отдельные столбцы в диалоге определения строки, установите курсор в нужную строку и выберите команду Неактивные столбцы. В появляющемся окне Неактивные столбцы выделите те столбцы, которые вы хотите деактивировать.

  7. Определение общего критерия выбора данных

Общий критерий выбора данных используется для определения признаков, которые вы хотите использовать при выделении данных для отчета в целом. В качестве общего критерия выбора данных можно использовать лишь те признаки, которые не использовались в определениях отдельных строк или столбцов данного отчета.

В качестве общего критерия выбора данных можно использовать наборы всех типов, за исключением многомерных наборов. Можно также использовать переменные-наборы. Однако выбирать можно лишь те признаки, которые не использовались при определении строк и столбцов.

В нашем отчете по МВЗ объектами отчетности являются сами места возникновения затрат. И в качестве признака для мест возникновения затрат использовалась переменная-набор &1KOSET. Поэтому при обращении к отчету вы сможете ввести либо набор для мест возникновения затрат, либо отдельные значения МВЗ. Report Writer создает отчет, который просуммирует все проводки по выбранным местам возникновения затрат и упорядочит их по виду затрат.

С другой стороны, если вы хотите сгенерировать отчет отдельно для каждого места возникновения затрат в наборе и по всем уровням набора мест возникновения затрат, вам следует применить варьирование. Воспользуйтесь функцией Варьирование, чтобы ввести уровень группы для признака KOSTL, по которому Report Writer произведет развертку набора мест возникновения затрат. Значениями по умолчанию являются значения от 1 до 99, причем 1 соответствует высшему уровню иерархии, а 99 - низшему. Если вы хотите создать отчет еще и по каждому конкретному месту возникновения затрат, надо дополнительно установить индикатор "I" (индивидуальное значение).

Если вы не хотите варьировать ваш набор МВЗ на всех уровнях, используйте другие значения. Уровень 1 указывает на высший узел иерархии, а уровень 99 - на самый нижний.

Активировать варьирование можно только при запуске отчета, если вы установили этот индикатор.

В отчетах, относящихся к таблице CCSS, всегда надо использовать признак "Контроллинговая единица". Признак КЕ может использоваться только как отдельная величина, и только в общем критерии выбора данных.

Перед сохранением отчета и присвоением его группе отчетов проверьте отчет на наличие синтаксических ошибок. Выберите команды Отчет ® Проверка, система R/3 генерирует специальный информационный файл, содержащий список всех найденных ошибок.