Создание нового документа

Последовательность шагов

  1. Выберите Документ ® Создать ® Без образца или По образцу.
  2. Если выбрана функция Создать по образцу, вид документа устанавливается автоматически и не изменяется. Если выбрана функция Создать без образца, необходимо установить вид документа.
    Тем самым будет определен и редактор, в который вводится содержимое документа.
  3. Задайте заголовок документа.
  4. При работе в общих папках, перейдите к шагу 7.
    При работе в личных папках установите степень конфиденциальности документа. Это относится к деятельности заместителя и контролирует его доступ к документу:
  5. Стандарт
    Документ не помечен ни как функциональный, ни как конфиденциальный. При входе заместителя в Ваш почтовый ящик, он может обращаться к таким документам. Если при отправке у получателя установлена автоматическая пересылка всех документов, то стандартные документы пересылаются, а если только для функциональных, то нет.

    функциональный
    Документ помечен как коммерческий и не содержит конфиденциальной информации. Если при отправке у получателя установлена автоматическая пересылка функциональных документов, то они пересылаются.

    Конфиденциально
    Документ является конфиденциальным. Такие документы не видны заместителям. Если при отправке у получателя установлена автоматическая пересылка для всех документов, то конфиденциальные документы пересылаются.

  6. Укажите, можно ли изменять документ. Набор возможностей зависит от текущей группы папок.
  7. Изменяемо (личные и общие папки).

    В общих папках такой документ может изменять любой пользователь с полномочиями на внесение изменений в этой папке.

    Это позволяет и отправителю и всем получателям изменять документ в личных папках после отправки.

    Изменяемо автором (личные и общие папки).

    В общих папках это означает, что только автор и администратор могут изменять документ.

    В личных папках автор может изменять документ после отправки. Получатели же не могут.

    Нельзя изменять (личные папки)

    Ни отправитель, ни получатели не могут изменять документ после отправки.

  8. Если необходимо, введите признаки для документа. Набор возможностей зависит от текущей группы папок:
  9. ПолеСорт (общие и личные папки)
    Вводится произвольное правило сортировки для группировки документов подобных видов и нахождения объектов с помощью функции поиска.

    Срок хранения (общие и личные папки)
    Если администратор определил срок хранения в установках офиса, дата хранения уже установлена. Срок хранения истечет на этой дате, т.е. документ будет удален. По этой дате удаляются все документы, за исключением не просмотренных, необработанных или тех, на которые надо ответить. При пустом поле срок хранения документа не истекает.

    Приоритет (личные папки)
    Если документ отправлен, приоритет используется в качестве приоритета
    получателя. Он может быть указан в качестве критерия сортировки для входящей почты получателя. Подробнее см. раздел Конфигурация папок.

    Значение назначается между 1 и 9. 1 соответствует самому высокому приоритету, а 9 - самому низкому.

  10. Решите, в какой папке должен быть создан документ:
  11. Для создания документа в текущей папке нажмите кнопку Дальше .

    Для создания документа в другой папке выберите функцию Целевая папка .

    В появившемся диалоговом окне введите имя и/или заголовок нужной папки. Возможен родовой ввод (с символом *). При перемещении документа в общую папку нужно ввести, по меньшей мере, начальную букву имени в поле Имя папки (закончить ввод символом *). Если при перемещении в личную папку оставить поле пустым, то на экране появятся имена всех ваших личных папок.

    Начните поиск. Если единственная папка удовлетворяет критериям поиска, то она появляется в поле Целевая папка. В противном случае выводится список всех найденных папок.
    Подтвердите выбор.

    Другой вариант - ввести имя непосредственно в поле Целевая папка или в диалоговом окне запросить все возможные значения папок.

  12. Внесите необходимые изменения и сохраните документ.