Создание общей папки (BC: SAPoffice (система эл. почты и папок))

Создание общей папки

Необходимые условия

Полномочия на создание общих папок установлены в основной записи пользователя SAP. Чтобы создать общую папку, которая принадлежит непосредственно корневой папке, необходимы полномочия администратора.

Последовательность шагов

  1. Обратитесь к общим папкам.
  2. Установите курсор на папке, в которой необходимо создать новую, и выберите Папка ® Создать. Однако решить, в какой папке должна быть создана новая, можно позже (см. шаг 4).
  3. В диалоговом окне Создание папки : Заголовок в поле Вид автоматически установлено FOL и это не может изменяется. Необходимо ввести следующие данные:
  4. Имя
    Важно ввести такое имя, которое позволит легко распознать содержимое папки.

    Заголовок
    Заголовок служит кратким описанием папки и должен характеризовать содержание.

    Язык
    Здесь язык входа в систему автоматически установлен как принятый по умолчанию.

  5. Целевая папка
  6. Подтвердите ввод.
  7. Если требуется, следующие признаки могут устанавливаться в появившемся окне:
  8. – Папка может индексироваться посредством выделения поля Индексация: вкл./выкл.. Это приведет к индексированию всех документов, созданных или перемещенных в папку, что означает возможность их быстрого поиска в дальнейшем.

    – Можно установить, сколько дней документы могут оставаться в папке. Документ удаляется по истечении данного числа дней после его создания или изменения.

  9. В заголовке группы "Вид папок", определите лишь то, что необходимо: создать папку манданта или папку группы. Если папка, в которой создается новая, является групповой, то позиция групповой папки устанавливается автоматически. Этот параметр не может быть изменен.
  10. Мандант
    Мандатные папки доступны всем пользователям, имеющим в данном мандате. Можно определить исключения под заголовком группы "Полномочия".

    Группа
    Групповые папки доступны только определенной группе пользователей. Введите имена пользователей под заголовком группы "Полномочия".

  11. Определите полномочия на доступ к папке. Они относится ко всем пользователям, имеющим доступ к этой папке.
  12. – Просмотр папки и документов (полномочия на доступ 1).

    – Изменение документов в папке (полномочия на доступ 2, также включают полномочия на доступ 1).

    Документы, отмеченные автором как “неизменяемые”, являются исключением. Только автор этих документов может вносить в них изменения, пользуясь полномочиями на доступ 2

    – Изменение папки и списков адресатов, создание папок и списков адресатов в папке (полномочия на доступ 3, включают полномочия на доступ 1 и 2).

    С такими полномочиями можно изменять документы с атрибутом "Изменяем автором".

  13. Полномочия назначаются по-разному, в зависимости от вида папки:
  14. – Мандант
    Определяется, какие пользователи должны получить полномочия, отличные от полномочий на доступ к папкам.

    – Группа
    Определяется, какие пользователи должны быть объединены в группу. В случае необходимости для них устанавливаются полномочия на доступ.

    Список полномочий папки, в которой создается новая, копируется. Можно изменить или удалить эти полномочия.

    Можно вводить имена адресатов (имя и фамилию), имена SAP office, SA P-имена, общие и личные списки адресатов. Всем записям, за исключением имен адресатов, надо присвоить индикаторы в полях рядом. При вводе личных списков адресатов они будут немедленно развернуты. Списки, содержащие адреса, которые не существуют в управлении адресами или существуют как внешние, не принимаются.

    Можно копировать пользователей вместе с их полномочиями на доступ в другие папки.

  15. Сохраните папку.

Если необходимо создать папку, находясь внутри другой, выберите Документ ® Создать и действуйте как описано выше (см. шаг 3).