Отправка документа

Можно отправить документ одному или нескольким пользователям. В качестве получателей можно вводить имена адресатов, имена SAP office , имена SAP, личные или общие списки адресатов, адреса Интернет, адреса X.400, адреса X.500, удаленные имена SAP (пользователи SAP в другой системе R/3) и/или адреса из файла управления адресами. В процессе отправки сообщению можно присваивать атрибуты и создавать приложения к документу .

  1. Выберите документ.
    Можно отправить несколько документов за один прием. Выберите соответствующий документ. Из общих папок за один прием можно отправлять только один документ.
  2. Выберите Документ ® Отправить. При работе в личных папках выберите функцию Отправить копию .
  3. Определите получателя(лей) документа.
  4. Возможно автоматическое отображение на экране отправки имен тех получателей, которым прежде отправлялись документы. См. Отправка известным получателям

    В поле Получатель возможны следующие записи:

    – Имя адресата (имя и фамилия).

    – Имя SAP.

    – Адрес из системы управления адресами.

    – личные и общие списки адресатов.

    – адрес в Интернет;

    Он может быть введен, например, так: wilson@our.company.com.

    адрес X.400.

    Элементы адреса вводите через точку с запятой (;), например:
    g=anna;s=wilson;o=c11;ou1=m000;p=company;a=dbp;c=com

    – удаленное имя SAP (пользователя SAP в другой системе R/3).

    Введите системный идентификатор, имя манданта и имя SAP, разделяя их двоеточием, например: с11:000:huber .

    номер телефакса.

    Вводите его следующим образом: < страна >< номер >, где < страна > - это сокращенное обозначение (не более трех символов) международного телефонного кода, например, de06227/34-1704.

    – адрес X.500

    Вводите его следующим образом: c=< страна >/o=<..>/ou=<..>/cn=<..>.

    – номер телекса

    Вводите его следующим образом: < страна >< номер >, где < страна > - это сокращенное обозначение (не более трех символов) международного телефонного кода, например, de06227/34-1803 . Сверьте номер телекса с номеров в соседнем поле с L.

    Позиция меню Перейти к выводит диалоговые окна для ввода номеров телефакса, адресов Интернет и X.400, а также дальних имен SAP в другой системе.

    Через позицию меню Обработать доступны различные функции для поиска.

  5. Если адрес в поле Получатель не введен, введите вид получателя.
  6. Нет необходимости вводить вид. Если же оставить поле пустым, то поиск будет вестись по всем возможным видам получателей (в такой последовательности: имя получателя, внешний адрес, список получателей, номер телефакса, адрес Интернет, адрес X.400, адрес X.500, имя SAP в другой системе). Поиск завершается, когда система находит хотя бы один из возможных видов получателей. Если найдено несколько вариантов, они предлагаются для выбора в списке. Если внешний адрес идентичен внутреннему, берется только внутренний. Номера телексов при поиске игнорируются.

    Можно отметить получателей и для них создать личный список адресатов. При включении в список адресатов адреса X.500 или адреса из управления адресами и отправке документа по этому адресу система отправляет документ с использованием стандартного вида связи и порядкового номера.

  7. Для каждого получателя определите атрибуты, с которыми документ будет отправлен. Атрибуты отправки "Копия" и "Экспресс" можно ввести в экране отправки.
    Для присвоения одинаковых атрибутов нескольким получателям отметьте этих получателей.
    Чтобы присвоить следующие атрибуты, выберите Атрибуты отправки.
    Более подробную информацию об атрибутах см. в разделе Атрибуты отправки
  8. При внешней отправке могут поддерживаться не все атрибуты.

  9. Для отправки документа в день, отличный от текущего, введите нужную дату в поле Дата отправки .
  10. Значение по умолчанию поля При отправке сохранить в исходящей почте установлено в пользователе офиса. При выборе данного поля после отправки документ помещается в папку исходящей почты. Это удобно для сохранения обзора отправленных документов.
    Если документ уже находится в исходящей почте или был создан в ней, то это поле не имеет значения.
  11. Определите, будет ли документ отправляться асинхронно, т.е. как пакетное задание. В этом случае нет необходимости ждать окончания передачи. Это удобно, например, при отправке документа по списку адресатов с большим числом записей.
  12. Выберите Документ ® Отправить.
    Процесс отправки подтверждается сообщением в строке статуса. Если в течение процесса отправки произойдут ошибки, о них сообщается в журнале отправки. Просмотреть этот журнал можно, нажав на кнопку ДА в окне, сигнализирующем о наличии ошибок.