Buchung ins Rechnungswesen

Einsatzmöglichkeiten

Die Auswertung von Personalabrechnungsergebnissen für die Buchung ins Rechnungswesen – kurz Buchung ins Rechnungswesen – ist eine der Folgeaktivitäten einer erfolgreich beendeten Personalabrechnung. Sie wird in der Regel pro Abrechnungsperiode durchgeführt. Bei der Buchung ins Rechnungswesen werden alle buchungsrelevanten Informationen aus den Abrechnungsergebnissen ausgewählt, verdichtet, aufbereitet und in den Komponenten des Rechnungswesens gebucht.

Integration

Bei der Buchung ins Rechnungswesen spielen verschieden R/3-Komponenten zusammen, die unterschiedliche Anforderungen an Datenstrukturen haben:

Personalabrechnung (HR)

In der Personalabrechnung ist der organisatorische Leitbegriff die Lohnart. Sie klassifiziert die Personalaufwendungen nach steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen, arbeitsrechtlichen, tariflichen und operativen Eigenschaften. Lohnarten werden in der Personalabrechnung auch dazu verwendet, weitere Informationen innerhalb der Abrechnungsergebnisse zu speichern, zum Beispiel in Form von Summenlohnarten (z.B. Gesamtbrutto oder Steuerbrutto) oder in Form von Lohnarten, für andere wichtige Beträge (z.B. gesetzliches Netto oder Überweisungsbetrag). Weiterhin werden in der Personalabrechnung die für alle vorkommenden Teilzeiträume gültigen organisatorischen Zuordnungen, sowie spezielle Kostenzuordnungen gebildet und eine Zuordnung der Lohnarten zu diesen Informationen durchgeführt.

In vielen Fällen werden während der Personalabrechnung weitere Lohnarten nur zur Versorgung der Kostenrechnung errechnet und in den Abrechnungsergebnissen abgespeichert (Beispiel: Anteil des Lohnes, der auf bezahlte Feiertage entfällt).

Finanzbuchhaltung (FI)

Die Finanzbuchhaltung ist am Fluß der Zahlungsmittel interessiert; die Zahlungsströme werden nach Art oder Identität des Empfängers und nach Fälligkeit auf Konten gebucht. Die Finanzbuchhaltung gibt auch einen Überblick über die Mittelverwendung im Unternehmen. Unter Umständen werden in der Buchhaltung personenbezogene Konten geführt, zum Beispiel für Darlehen, Vorschüsse oder Mitarbeitereinlagen. In diesen Fällen wird oftmals die Personalnummer zur Kontenfindung herangezogen.

Im Haushaltsmanagement können Personalaufwendungen den Kontierungsobjekten Finanzstelle und Fonds zugeordnet werden.

Kostenrechnung (CO)

Die Kostenrechnung interessiert sich für die Einteilung der Kosten nach ihrer Art (Kostenart = Sachkonto) und für ihre Zuordnung zu Kostenstellen oder anderen Kontierungsobjekten (Zusatzkontierung).

Die Buchung ins Rechnungswesen bietet die Möglichkeit, auf folgende Kontierungsobjekte zu buchen:

Einführungshinweise

Für den erfolgreichen und reibungslosen Verlauf der Buchung ins Rechnungswesen sind folgende Einstellungen notwendig:

Die einzelnen Komponenten, die an der Buchung ins Rechnungswesen beteiligt sind, können wie folgt organisiert sein:

Näheres zur Einrichtung der Buchung ins Rechnungswesen in verteilten Systemen erfahren Sie in der R/3-Bibliothek unter Anwendungsübergreifende Funktionen ® ALE - Application Link Enabling ® ALE-Beratungshandbuch ® Verteilungsszenarios ® ALE-Anwendungsszenarios ® Überleitung von Ergebnissen der Personalabrechnung in das Rechnungswesen.

Funktionsumfang

Bei der Buchung ins Rechnungswesen führen Sie folgende Aktivitäten durch:

  1. Abstimmlisten erstellen
  2. Buchungslauf erstellen
  3. Bearbeitung des Buchungslaufes
    1. Buchungslauf prüfen
    2. Auswertungsbelege prüfen
    3. Auswertungsbelege freigeben
    4. Buchungslauf buchen
  4. Vollständigkeit der Buchungen prüfen
  5. Nacharbeiten in der Finanzbuchhaltung

Nach der erfolgreichen Erstellung der Belege können Sie jederzeit die verdichteten Informationen des Auswertungsbelegs für die Buchung im Rechnungswesen (im folgenden kurz Beleg) im Detail nachvollziehen. Dies ist auch bei einer einer Revision hilfreich.

Zentrale Objekte der Buchung ins Rechnungswesen und die zugehörigen Aktivitäten sind folgende:

Für die Anzeige der Buchungsläufe und Belege wird der ABAP-Listviewer eingesetzt. Er bietet eine Vielzahl von Funktionen an, mit denen Sie die Anzeige gestalten können.